Subskrypcje w firmie — jak znaleźć zapomniane SaaS-y, które kosztują fortunę

Zapomniane subskrypcje — cichy zabójca budżetu

W jednej z firm, w której pracowałam, zauważyliśmy nagły wzrost wydatków na oprogramowanie. Po głębszej analizie okazało się, że kilka subskrypcji SaaS, które były używane przez zaledwie kilka osób, pochłaniało kilka tysięcy złotych miesięcznie. W praktyce, takie sytuacje nie są rzadkością. Dlaczego? Firmy często podpisują umowy na oprogramowanie, które z czasem zostaje zapomniane. Diabeł tkwi w szczegółach.

Jak to się dzieje?

W firmach zazwyczaj panuje chaos związany z zarządzaniem subskrypcjami. Pracownicy korzystają z różnych narzędzi, często wprowadzając do firmy rozwiązania, które wydają się atrakcyjne w danym momencie. Szybko jednak okazuje się, że nie są one wykorzystywane w pełni, a koszty nadal rosną. Przykład? Zespół marketingowy może za subskrypcję płacić za narzędzia do analizy danych, które nigdy nie są używane, ponieważ zespół nie miał czasu na ich wdrożenie. Tylko w ciągu pół roku można stracić tysiące złotych.

Krok po kroku — jak znaleźć zapomniane subskrypcje?

Audyt istniejących subskrypcji: Zacznij od stworzenia listy wszystkich wykupionych subskrypcji. Możesz użyć arkusza kalkulacyjnego, aby zebrać informacje o każdym narzędziu: nazwa, koszt, data zakupu, kto korzysta. Wbrew pozorom, prosty audyt może ujawnić nieoczekiwane wydatki.
Weryfikacja użycia: Sprawdź, które subskrypcje są rzeczywiście używane. Wiele narzędzi SaaS oferuje raporty dotyczące aktywności użytkowników. Zidentyfikuj, które subskrypcje są wykorzystywane sporadycznie lub wcale. Czasami wystarczy jeden pracownik, aby zidentyfikować narzędzie, które nie przynosi wartości.
Rozmowy z zespołem: Przeprowadź spotkania z zespołami, które korzystają z narzędzi. Możesz się zdziwić, jak wiele osób nie wie, jakie oprogramowanie jest dostępne lub jakie problemy napotykają przy jego użyciu. Warto, aby wszyscy byli świadomi posiadanych zasobów.

Przykład z życia

W jednym z projektów, zespół IT korzystał z trzech różnych narzędzi do zarządzania projektami. Po audycie okazało się, że dwa z nich były nieużywane, a ich koszt wynosił 3000 zł miesięcznie. Po kilku rozmowach i przemyśleniach, zespół zdecydował się na jedną subskrypcję, która odpowiadała wszystkim ich potrzebom. To pozwoliło zaoszczędzić 18000 zł rocznie.

Co dalej?

Po przeprowadzeniu audytu, czas na podjęcie decyzji. Możesz zrezygnować z nieużywanych subskrypcji, negocjować lepsze warunki z dostawcami lub nawet zintegrować różne funkcje w jednym narzędziu. Warto również pomyśleć o szkoleniu zespołów, aby maksymalnie wykorzystać potencjał posiadanych rozwiązań.

Zarządzanie subskrypcjami SaaS w firmie to nie lada wyzwanie. Jednakże, regularny audyt i rozmowy z pracownikami mogą pomóc w zidentyfikowaniu zbędnych wydatków. W dłuższej perspektywie, dobrze zarządzane subskrypcje mogą przynieść firmie nie tylko oszczędności, ale także podnieść efektywność pracy zespołów. W praktyce, to nie tylko kwestia finansów, ale i jakości pracy w firmie.